Burze mózgów inaczej

27 gru Burze mózgów inaczej

TO ZNAMY I STOSUJEMY

„Trzeba coś zmienić z marżą, spotkajmy się i zbierzmy pomysły” – najczęściej spotykam się ze stosowaniem tradycyjnej burzy mózgów rozumianej w skrócie jako zapisywanie pomysłów przez moderatora grupy zgromadzonej przy wspólnym stole. Metoda ta została zapoczątkowana już ponad pół wieku temu przez Alexa Osborn’a i od tamtego czasu jest stosowana praktycznie wszędzie.

Po co więc stosować inne rodzaje? Są co najmniej trzy powody:

1) Zapobieganie minusom tradycyjnej metody – silna osobowość bądź zachowania dominujące, utrudniają włączanie się wszystkich w równym stopniu na forum grupy. Silnie zakodowany pęd do oceny utrudnia z kolei uzyskanie pomysłów tzw. „cynglowych” czyli uruchamiających wyjście poza schemat.
2) Urozmaicanie form zapobiega zmęczeniu materiału, gdy wciąż wałkowany jest ten sam temat, np. nieśmiertelne” jak podwyższyć jakość”, „jak zwiększyć sprzedaż”, „jak uzyskać zadowolenie klientów”, „jak zmotywować zespół”, „jak polepszyć komunikację”.. po rutynowym stosowaniu tej samej metody do każdego nowego tematu  – mogą pojawić się emocje będące blokerami kreatywności –  znużenie, wyczerpanie i brak energii .
3) Szansa na kreatywność zwiększa się przy wprowadzaniu zmian. Elementy takie jak: postrzeganie, myślenie, emocje, ciało/pozycja siedzenia, zachowanie – działają jak system naczyń połączonych, dlatego też warto co jakiś czas zmieniać miejsce przy którym pracujemy, sposób definiowania problemu, skład kreatywnego zespołu bądź też formę pracy.

JAK INACZEJ?

Bank pomysłów w milczeniu.
Każdy z uczestników dostaje kartki lub postity i anonimowo zapisuje po kilka / kilkanaście pomysłów (każdy na jednej planszy). Następnie pomysły są grupowane razem, odczytywane, kategoryzowane najlepiej z udziałem grupy. W kolejnym etapie stanowią punkt odbicia do grupowej burzy mózgów. Stosowane jako postity – mogą być grupowane niekoniecznie na tablicy, ale na ścianie (dodatkowy atut – ściana nie ogranicza przestrzenią) , polecam także markery do szyb – postity mogą być wtedy naklejane a kategorie – dopisywane do szyby flamastrem.

Różne perspektywy.
Zespół pracuje w podgrupach lub przechodzi przez różne etapy wymyślania pomysłu – przykładowo do tematu „jak podwyższyć jakości obsługi” wymyśla pomysły: z perspektywy klienta, z perspektywy właściciela firmy, z perspektywy niezależnego konsultanta, z perspektywy Jana Carlzona. Do tematu „jak podwyższyć efektywność zespołów” wymyślamy pomysły biorąc pod uwagę perspektywę pracowników, klientów, + w zależności od poziomu wyedukowania zespołu: perspektywę Jacka Welsha, M. Belbina, K Blancharda F, Fiedlera, etc.

Dogrywki online lub offline. Zapewne znajdzie się wielu twórców tej metody, ponieważ potrzeba jest matką wynalazków, a coraz więcej zespołów pracuje ze sobą na odległość bądź w systemie zmianowym. Oficjalnym autorem metody online jest Peter Lloyd, który prowadził sesje na żywo sesje urozmaicając je dodatkowymi grami, dzięki którym, proces nabierał charakteru zabawy i wpływał stymulująco na dynamikę wytwarzania pomysłów. Burzę mózgów online można zorganizować w postaci wpisów na forum, w intranecie, na specjalnej platformie, w arkuszach google, bądź offline w postaci tablicy/ściany gdzie uczestnicy są zachęcani do uzupełniania wpisów przez określony czas. Stworzenie możliwości kontynuacji burzy mózgów, nawet wtedy gdy pula wydaje się już wyczerpana, jest logiczne i przydatne gdy spojrzymy na sposób funkcjonowania naszego mózgu, który dopracowuje pomysły podczas świadomego odpoczynku. Ponadto osoby bardziej introwertyczne potrzebują więcej czasu na dopracowanie pomysłu we własnym umyśle, zanim podzielą się nim na zewnątrz. Dlatego szybkim zakończeniem burzy mózgów bez możliwości uzupełnienia jej po czasie, możemy niechcący wyeliminować dodatkową pulę pomysłów. Elementy grywalizacyjne będą super dopalaczem.

Polecam łączenie różnych form, tworzenie tzw. hybryd bądź wymyślania własnych „mutacji”. Dzięki temu oprócz nabierania wprawy w pracy z grupą, zwiększamy ilość komórek we własnym umyśle a tym samym inwestujemy w potencjał kreatywności.

Wybrane metody do samodzielnej eksploracji i sprawdzenia przez zastosowanie:
• Philips Buzz Session, „66” (motywująca także przez element rywalizacyjny w podgrupach)
• Burza mózgów  „635” (idealna dla osób lubiących pracować bez hałasu i w ciszy)
• „Antytemat” (burza mózgów do tematu zdefiniowanego odwrotnie, szczególnie przydatna przy ponownych podejściach do rozwiązania, bądź w zespołach wypalonych tematem),
• „Kruszenie fundamentów” (pomysły do nowej rzeczywistości, w której nie funkcjonują stare założenia; po wymyśleniu puli pomysłów, okazuje się, że z niektórych założeń możemy zrezygnować lub je ominąć)

OCENA I WDROŻENIE
Najlepszym sposobem jest wykorzystanie dwóch zespołów. Jeden służy do produkowania pomysłów, drugi, o zawężonym składzie zajmuje się procesem oceny. Niektóre źródła podają, że takie właśnie były dodatkowe rekomendacje Osborn’a, choć nie wydaje się to oczywiste patrząc na standardową praktykę. Wiadomo także, że nie zawsze można sobie na to pozwolić ze względu na małe zasoby oraz presję czasu. Dokonanie etapu oceny wyłącznie przez szefa, może budzić nieufność w zespole („no tak, mięso armatnie dało pomysły; nie wiadomo, co z nich wyniknie i kto się pod nimi podpisze”). Dlatego warto poinformować zespół jaki był ciąg dalszy wymyślonych przez nich pomysłów, co z nich wynikło. Proces oceny można przeprowadzić grupowo jako wstępne oszacowanie – wtedy zespół ma większe poczucie własnego sprawstwa oraz celowości etapu generowania pomysłów. Wstępną oceną można przeprowadzić informując o kryteriach – np. czasowych i finansowych (można wtedy posłużyć się specjalną matrycą oceny). Następnie każdy z zespołu dostaje określoną ilość głosów i ma obstawić swoje typy (można wykorzystać postity lub znaki stawiane flamastrami).

Po ocenie, a przed wdrożeniem – polecam zastosowanie techniki opartej na myśleniu dywergencyjnym de Bono – zespół pracuje w 5 podzespołach – zapisując określone tematy: 1) zagrożenia dotyczące wdrożenia pomysłu, 2) korzyści z jego zastosowania, 3) emocje które niesie za sobą wdrożenie, 4) czarny scenariusz oraz 5) pomysły na konstruktywne działania wdrożeniowe. Ważne jest tempo pracy – po 5-7 minutach każda grupa odczytuje efekty swojej pracy na forum, reszta nie komentuje a tylko słucha. Następnie każda z podgrup zmienia miejsce przechodząc do kolejnego tematu –i tak cały czas aż do zakończenia rotacji podgrup. kończymy na wspólnym dopracowaniu listy nr 5. Zespół angażuje się w proces wdrożenia, zwykle padają fantastyczne realne pomysły zapobiegające konkretnym zagrożeniom.

DOPASOWANIE DO ZESPOŁU I SYTUACJI
Nie ma idealnych form, każda z nich ma plusy i minusy. Nowe zespoły bądź nowe tematy wymagają pogłębionego początku, np. przydatne będą tu pytania zaczerpnięte z technik synektycznych bądź coachingowych, przykładowo:

• dlaczego to w ogóle stanowi problem dla firmy?
• dlaczego jest to problem dla zespołu?
•  jakich rozwiązań już próbowano?
• co się wydarzy jeśli tego nie zmienimy?
• co konkretnie chcemy uzyskać?

W doświadczonych zespołach – odwrotnie, można rozbudować etap generowania pomysłów kosztem początku. Z kolei ryzykowne może być zastosowanie „Antytematu” w nowym zespole, a w zespole rywalizacyjnym anonimowego banku pomysłów. Zespoły ekstrawertyczne mogą się męczyć w burzy mózgów typu 635, a introwertycy mogą sie czuć katowani w hybrydzie typu „PBS 66” + „Antytemat”.

Im dalej w las tym więcej drzew, temat wydaje się interesujący i z czasem nabiera się większej wprawy w dopasowywaniu różnych form do celu i zespołu. Zachęcam do stosowania nowych form w praktyce, dzięki temu uczymy się bardzo efektywnie na konkretnych przykładach. Zapraszam także na konsultacje oraz szkolenia a tymczasem porcja książek dla chętnych: M. Szwabe (red.), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, planowanie i realizacja, Wolters Kluwer Polska – Oficyna, Kraków 2007; „Metody heurystyczne. Twórcze rozwiązywanie problemów”. Jan D. Antoszkiewicz PWE, 1990 (II wydanie zmienione); „Zadanie, metoda, rozwiązanie” Andrzej Góralski (red.), Wyd. Naukowo-Techniczne, Warszawa 1980-4; „Twórcze rozwiązywanie problemów” Tony Proctor GWP Gdańsk 2002

ZAPRASZAM DO PODZIELENIA SIĘ SWOIMI PRAKTYKAMI